Vraagstelling
COCONNE, architectenbureau en reeds een aantal jaren klant van ADM-Concept heeft onlangs gevraagd om een uitbreiding te voorzien aan de functionaliteiten van hun platform, namelijk het kunnen aanbieden van een portaal voor de eindklant waar de klant de documenten kan raadplegen gerelateerd aan zijn project(en).
De 2de functionaliteit die voorhanden moet zijn is de mogelijkheid om de offerte en het contract te kunnen raadplegen met de mogelijkheid om over te gaan tot het digitaal ondertekenen van het contract.
Partnership
Onze kennis ligt ter hoogte van het uitwerken van technische oplossingen.
Daarom hebben we 2 partners aangesproken om deze vraag te kunnen realiseren en de ganse flow uit te werken.
Meer bepaald Black & White company voor de uitwerking van het portaal. Daarnaast voor de ondersteuning van het elektronisch ondertekenen doen we beroep op OK!Sign.
Black & White company is een reclamebureau dat gespecialiseerd is in alles wat communicatie betreft waaronder ook websites.
Daarom hebben we gevraagd aan Black and White om de uitwerking te verzorgen van het portaal, de nodige pagina's en de interactie met onze API's.
OK!Sign is een erkende autoriteit in België voor het digitaal ondertekenen van documenten. In het verleden werden al integraties verzorgd.
Gezien we reeds integraties hebben gedaan hebben we gekozen om een integratie op te zetten met OK!Sign om de te tekenen documenten door te sturen.
Flow
Door middel van het platform kan COCONNE kan de offerte en het contract opmaken van het project via de geïntegreerde editors die we beschikbaar maken.
Eens de documenten zijn opgemaakt, kunnen deze beschikbaar gemaakt worden in het portaal gemaakt door B&W. Dit is intern een indicatie activeren dat de documenten beschikbaar zijn via de API. Vanaf dan kan B&W via de API van COCONNE de documenten gaan ophalen.
Op hetzelfde moment sturen wij het contract en de descriptor door naar het OK!Sign platform. Als resultaat krijgen we van het OK!Sign platform de unieke URL terug waar de documenten kunnen worden getekend door de eindklant.
De klant kan de offerte en het contract raadplegen in het portaal. Bij het bezoeken van het portaal gaat B&W de documenten ophalen in de COCONNE API. Wanneer de klant akkoord gaat met het contract kan hij kiezen om het contract digitaal te ondertekenen.
Als de klant kiest om over te gaan tot het digitaal ondertekenen vraagt B&W de URL op waar het document kan ondertekend worden via de API van COCONNE. Op dit moment sturen ze de klant naar deze locatie. Nu heeft de klant de mogelijkheid om het contract te ondertekenen via sms, e-id, itsme, ...
Eens het contract is ondertekend krijgt de COCONNE API een bevestiging en gaan we het ondertekende contract ophalen en automatisch bewaren ter hoogte van het project. Daarnaast krijgt COCONNE het ondertekende contract binnen via e-mail. Als laatste stap activeren we automatisch het project binnen het platform als een lopend project gezien het contract is ondertekend.
Op deze manier is de volledig flow geautomatiseerd wat maakt dat COCONNE na het opmaken van de offerte en het contract geen verdere handelingen meer hoeft uit te voeren om het contract definitief te laten ondertekenen op een rechtsgeldige manier.
Wij kunnen u helpen bij het automatiseren van uw processen.
Contacteer ons vrijblijvend voor bijkomende informatie.